Als Management Assistant ben jij de onmisbare schakel binnen het team. Jij zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt: van strak agendabeheer tot een vlekkeloze organisatie van vergaderingen en events. Je bewaakt de balans in de agenda van het management, filtert en handelt inkomende e-mails zelfstandig af en weet prioriteiten moeiteloos te stellen.
Daarnaast organiseer je interne en externe bijeenkomsten en afdelingsevenementen, inclusief verslaglegging en het bewaken van actiepunten. Ook regel je dat nieuwe en bestaande collega’s tijdig over de juiste bedrijfsmiddelen beschikken en beheer je de SharePoint-omgevingen van het team, inclusief documentbeheer.
Jouw verantwoordelijkheden op een rij:
Zelfstandig selecteren, prioriteren en afhandelen van inkomende e-mail voor het management.
Proactief beheren van agenda’s en plannen van afspraken voor de afdelingsmanager en senior adviseur.
Organiseren, voorbereiden en notuleren van vergaderingen, bijeenkomsten en evenementen.
Coördineren van de uitgifte van laptops, telefoons en andere middelen aan (nieuwe) medewerkers.
Beheren en actualiseren van SharePoint-omgevingen, inclusief documentbeheer en -control.
Uitvoeren van kleinere projecten en fungeren als aanspreekpunt binnen het team.
Met jouw overzicht, discretie en organisatietalent draag je direct bij aan de effectiviteit van het management en de samenwerking binnen het team.
Je bent een stevige en toegankelijke persoonlijkheid die helder communiceert en vertrouwen uitstraalt. Je laat je niet snel uit het veld slaan: problemen zie je als kansen om zaken te verbeteren en structuur aan te brengen. Je werkt zelfstandig, denkt vooruit en durft initiatief te nemen. Dankzij jouw scherpe oordeel en oplossingsgerichtheid weet je situaties snel te doorgronden en adequaat te handelen.
Je hebt een afgeronde mbo+ of hbo-opleiding en relevante werkervaring in een vergelijkbare ondersteunende rol, bij voorkeur binnen een technische of projectmatige omgeving. Met jouw sterke organisatorische vaardigheden en oog voor detail weet je prioriteiten te stellen en efficiënt te plannen. Samenwerken gaat je van nature goed af: je bent collegiaal, denkt mee en bent altijd bereid om een stap extra te zetten.
Daarnaast:
Beschik je over analytisch vermogen: je verzamelt zelfstandig informatie, structureert deze en legt verbanden.
Heb je affiniteit met technische projecten en begrijp je snel de bijbehorende termen en processen.
Beheers je zowel Nederlands als Engels uitstekend, in woord én geschrift.
Ben je zeer vaardig met Microsoft Office en SharePoint; nieuwe systemen maak je jezelf snel eigen.
Word je omschreven als klantgericht, professioneel, positief en een echte ‘spin in het web’.
